Medien und Exemplare

Mediendaten lokal nach Titel suchen

Wenn Sie ein neues Exemplar eines Medientitels anlegen möchten, der bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist, so können Sie auf die bereits eingegebenen Daten zurück greifen. Scannen sie dazu entweder den Medienbarcode des Exemplars ein oder suchen sie den Titel manuell in Ihrer Medienliste. Um die zweite Option zu nutzen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Neuer Datensatz

1. Wählen Sie über Start > Bearbeiten > Neuer Datensatz
2. Setzen sie auf der Startseite des Eingabeassistenten den Punkt im Kontrollkreis vor Lokal nach Titel.
3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Pfeilsymbol des Auswahlfeldes hinter Lokal nach Titel.
4. Wählen Sie in dem sich öffnenden Aufklappmenü den passenden Titel aus der Medienliste aus.
5. Bestätigen Sie bitte mit Weiter.

Sie überspringen nun die Eingabemaske für Mediendaten und gelangen direkt zur Signaturseite Signatur aufbauen des Eingabeassistenten. Dies passiert auch, wenn Sie den Barcode eines bereits gespeicherten Mediums einscannen, allerdings nur sofern die Barcodenummer des Medientitels bereits hinterlegt ist.

Hinweis

Wenn Sie bei der Erfassung von Exemplaren bereits vorhandener Titel die Signaturseite des Eingabeassistenten überspringen möchten, so können Sie dies im Vorfeld einstellen. Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Datenbank > Optionen und wählen Sie hier die Unterkarte Allgemein.
2. Entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor Signaturassistent anzeigen.
3. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit OK.

Unterkarte Allgemein

Die neuen Einstellungen werden beim nächsten Start des Eingabeassistenten wirksam. Bei der Erfassung von Exemplaren bereits vorhandener Titel wird nun das Signaturfenster übersprungen und automatisch die bereits erstellte Signaturvorgabe benutzt.

Mediensignatur erstellen

Auf der Signaturseite des Eingabeassistenten werden Sie gebeten, anzugeben wie die Signatur der Exemplare für das soeben erfasste bzw. ausgewählte Medium aufgebaut sein soll. Die Signatur eines Exemplars dient dem Zweck, das Exemplar gemäß der bibliotheksinternen Systematik eindeutig klassifizieren zu können. Sie besteht grundsätzlich aus der allgemeinen Signaturvorgabe, die Sie für einen bestimmten Medientitel festlegen, sowie der Exemplarnummer.

Auf der Signaturseite des Eingabeassistenten erstellen Sie die Signatur ihres Medienexemplars.

Für den Aufbau der Signaturvorgabe eines Mediums stehen Ihnen im oberen Bereich eine Auswahl von Elementen zur Verfügung, die in der Signatur verwendet werden sollen.

Feld	Beschreibung
Medienkatalog	Mit der Option Medienkatalog (Standardkatalog ergänzen Sie die Signatur um den Namen des Medienkatalogs, in dem Sie sich aktuell befinden. Um die genannten Optionen und Felder zu aktivieren, setzen Sie einfach den Haken im jeweiligen Kontrollkästchen vor diesen Elementen. Darüberhinaus bieten sich folgende Einstellungsoptionen an:
Fach	Mit dem Auswahlfeld Fach fügen Sie ein Fachkürzel ein.
Jahrgang von und Jahrgang bis	Mit den Auswahlfeldern Jahrgang von und Jahrgang bis integrieren Sie die Kürzel der niedrigsten und höchsten Jahrgangsstufe, in denen ein Titel Verwendung findet
Differenzierung	Im Eingabefeld Differenzierung tragen Sie eine frei wählbare Zeichenfolge ein.
Trennzeichen, allgemein	Im Feld Trennzeichen, allgemein legen Sie das Zeichen fest, das die verschiedenen Elemente der Signaturvorgabe voneinander abgrenzt.
Trennzeichen vor Exemplarnummer	Im Feld vor Exemplarnummer legen Sie das Zeichen fest, das die Signaturvorgabe von der Exemplarnummer abgrenzt.
Laufende Exemplarnummer	Im Feld Laufende Exemplarnummer bestimmen Sie den Ausgangswert von dem aus die Signaturnummern der neuen Exemplare hochgezählt werden.

Durch die Auswahl der Signaturelemente ergibt sich folgende Signaturvorgabe, aus der sich die Signatur zusammensetzt. Wenn das Medium bereits eine Signaturvorgabe enthält, können Sie zwischen der alten Signaturvorgabe und der neuen im unteren Bereich unter Auswahl der Signaturvorgabe auswählen.

Feld	Beschreibung
Neue Signatur	Die Signatur, die sich aus Ihrer Auswahl der Signaturelemente ergibt, sehen Sie unter Auswahl der Signaturvorgabe im Anzeigefeld Neue Signatur. Setzen Sie den Haken im Kontrollkreis vor diesem Anzeigefeld, wenn Sie möchten, dass die erstellte Signatur übernommen werden soll.
Als Standardvorgabe für das Medium speichern	Mit dem Haken im Kontrollkästchen vor Als Standardvorgabe für das Medium speichern, legen Sie fest, dass die erstellte Signatur auch in Zukunft für weitere Exemplare des erfassten Medientitels verwendet werden soll.
Aktuelle Vorgabe

Hinweis

Für die Erfassung von Exemplaren bereits vorhandener Titel können Sie im Vorfeld festlegen, dass die Signaturseite des Eingabeassistenten übersprungen wird. Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Datenbank > Optionen und wählen Sie hier die Unterkarte Allgemein.
2. Entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor Signaturassistent anzeigen.
3. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit OK.

Die neuen Einstellungen werden beim nächsten Start des Eingabeassistenten wirksam. Für die neuen Exemplare wird automatisch die bereits erstellte Signaturvorgabe des Medientitels benutzt.

Die Signaturen in der Medienliste der Beipieldatenbank sind einfach aufgebaut und bestehen aus der Eingabe einer frei gewählten Zeichenfolge im Eingabefeld Differenzierung.

Aufgabe 1

Erstellen Sie eine vergleichsweise komplexe Signaturvorgabe für den soeben erfassten Medientitel. Führen Sie dazu bitte folgende Arbeitsschritte aus:

1. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor Medienkatalog (Standardkatalog).
2. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor Fach und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü des Auswahlfeldes das Fachkürzel aus, das der thematischen Ausrichtung des erfassten Titels entspricht, z.B. INF.
3. Setzen Sie den Haken vor Jahrgang von und wählen Sie aus dem Aufklappmenü des Auswahlfeldes das Kürzel der niedrigsten Jahrgangsstufe, in der der Titel zum Einsatz kommt, z.B. 9
4. Setzen Sie den Haken vor Jahrgang bis und wählen Sie aus dem Aufklappmenü des Auswahlfeldes das Kürzel der höchsten Jahrgangsstufe, in der der Titel zum Einsatz kommt 11
5. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor Differenzierung und geben Sie Im Eingabefeld die Zeichenfolge B11 ein.
6. Belassen Sie alle anderen Angaben, so wie Sie im Eingabeassistenten voreingestellt sind.
7. Setzen Sie nun den Punkt im Kontrollkreis vor Neue Signatur: sowie den Haken im Kontrollkästchen vor Als Standardvorgabe für neues Medium speichern.

Die erstellte Signatur entspricht dem Muster Standard-INF-9-11-B11/01: Medienkatalog-Fachkürzel-Jahrgang von-Jahrgang bis-Differenzierung/fortlaufende Exemplarnummer.

Bestätigen Sie bitte abschließend mit Weiter. Auf diese Weise gelangen Sie zur nächsten Seite des Eingabeassistenten, auf der Sie weiter führende Exemplar- und Haushaltsdaten zu einem Medientitel erfassen können.

Hinweis

Wie komplex Sie die Struktur Ihrer Mediensignaturen im Schulalltag gestalten, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Das hier gewählte relativ komplexe Beispiel versteht sich nicht als Empfehlung, sondern dient der Veranschaulichung der verfügbaren Optionen.

Exemplardaten erfassen

Die Exemplardatenseite des Eingabeassistenten ist zweigeteilt. Im ersten Teil Exemplardaten neuer Exemplare werden Sie gebeten, Angaben zur Anzahl und zum Zustand der zu erfassenden Exemplare zu machen. Außerdem erhalten Sie Gelegenheit, im Eingabefeld Bemerkung einen Text einzutragen.

Im zweiten Teil Haushaltsdaten für neue Exemplare können Sie das Eingangsdatum, den Anschaffungsbetrag und den Lieferanten der Exemplare angeben.

Neue Medien und Exemplare erfassen > Exemplardaten neuer Medien

Aufgabe 2

Legen Sie für den Medientitel, dessen Medien- und Signaturdaten Sie bereits erfasst haben, die fehlenden Exemplar- und Haushaltsdaten an. Führen Sie dabei bitte die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Eingabefeld Anzahl mit der linken Maustaste auf die Pfeil nach oben-Schaltfläche und setzen Sie den Zahlenwert auf 5 hoch.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Auswahlfeld Zustand und mar-kieren Sie einen Eintrag, z.B. Neu.
3. Geben Sie im Eingabefeld Bemerkung einen beliebigen Text ein.
4. Ändern Sie im Eingabefeld Eingangsdatum das Datum, nehmen Sie z.B. den 31.09.2007.
5. Tragen Sie im Eingabefeld Betrag einen beliebigen Euro-Wert als Anschaf-fungspreis ein.
6. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Auswahlfeld Lieferant und markieren Sie einen Eintrag, z.B. Bero.

Sie haben nun die Exemplar- und Haushaltsdaten des neuen Mediums vollständig erfasst. Damit haben Sie alle erforderlichen Schritte absolviert, um den Erfassungsvorgang des neuen Mediums abzuschließen. Bestätigen Sie bitte Ihre Angaben zu den Exemplar- und Haushaltsdaten mit Weiter, um zur letzen Seite des Eingabeassistenten zu gelangen.

Exemplare erstellen

Auf der letzten Seite des Eingabeassistenten nehmen Sie keine weiteren Eingaben vor. Sie erhalten hier Gelegenheit zu entscheiden, ob Sie den Medientitel mit den im Vorfeld erfassten bzw. erstellten Daten in der Datenbank speichern möchten oder nicht. An dieser Stelle stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

1. Betätigen Sie die Schaltfläche Zurück, um auf den vorherigen Seiten des Eingabeassistenten noch etwas zu ändern.
2. Nutzen Sie die Schaltfläche Abbrechen, wenn alle Angaben, die Sie in diesem Durchlauf des Eingabeassistenten gemacht haben, gelöscht werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen, um die Medienexemplare mit den von Ihnen eingegebenen Daten in der Datenbank zu speichern. Nach dem Bestätigen der Option Fertigstellen weist Sie ein grüner Fortschrittsbalken auf den Stand der Erstellung Ihrer Medienexemplare hin.

Auf der Erstellungsseite des Eingabeassistenten weist Sie ein grüner Fer-tigstellungsbalken auf den Stand der Erstellung Ihrer Medienexemplare hin.

Sobald Ihre Exemplare vollständig erstellt sind, schließt sich der Eingabeassistent für neue Medien automatisch und Sie befinden sich in der Ansicht Bücher/Medien auf der Registerkarte Daten1. Dort können Sie Angaben ergänzen oder ändern. Wenn Sie ein weiteres Medium erfassen möchten, müssen Sie den Eingabeassistenten erneut öffnen.

Medien verwalten

Die im Eingabeassistenten erfassten Daten werden auf den Registerkarten der Ansicht Bücher/Medien hinterlegt. Hier steht Ihnen eine Reihe von Optionen zur Verfügung, mit denen Sie die eingegebenen Daten weiter bearbeiten können. Sie müssen also bei einmal erfassten Medien nicht immer den Umweg über den Eingabeassistenten nehmen, um etwas zu verändern. Vielmehr können Sie eine Vielzahl von Änderungen direkt in den unterschiedlichen Tabellenblättern der Ansicht Bücher/Medien vornehmen. Darüber hinaus eröffnen sich zusätzliche Eingabemöglichkeiten, die vom Assistenten Neue Medien und Exemplare anlegen nicht angeboten werden. Viele Aktionen, die Sie in der Ansicht Bücher/Medien durchführen können, dienen der Verwaltung Ihres Medienbestands. Dazu zählen folgenden Funktionen:

• Ergänzen oder Ändern von Medien- bzw. Signaturdaten
• Ergänzen oder Ändern von Exemplardaten
• Anlegen einer Stichwortliste für ein bestimmtes Medium
• Löschen von Medien und Exemplaren
• Erstellen von Signaturetiketten für Medienexemplare
• Medien und Exemplare nach Katalogen organisieren
• Medienliste filtern

Mediendaten und Signaturvorgabe ändern oder ergänzen

In den Tabellenblättern Daten1 und Daten2 können Sie die im Eingabeassistenten erfassten Mediendaten eines Titels ändern sowie zusätzliche Mediendaten aufnehmen. Auf den Registerkarten Daten1 und Daten2 befindet sich jeweils eine Eingabemaske für bibliographische Angaben ähnlich der, die Sie bereits aus dem Eingabeassistenten kennen.

In den Datenfeldern dieser Eingabemasken sind die bibliographischen Daten, die Sie im Eingabeassistenten erfasst haben, bereits hinterlegt. Darüberhinaus enthalten sie eine Reihe von neuen Datenfeldern, die Sie durch Aufklappmenüs oder frei editierbare Eingabefelder ausfüllen können. So haben Sie z.B. unter Daten1 die Möglichkeit, einen Herausgeber zu benennen oder im Eingabefeld Zusammenfassung eine kurze Beschreibung des Titels zu hinterlassen.

Außerdem können Sie hier die Signaturvorgabe eines Titels frei ändern. Unter Daten2 erhalten Sie Gelegenheit z.B. die Sprache eines Mediums und seine Auflage zu erfassen.

Aufgabe 3

Ergänzen Sie unter Daten2 für den von Ihnen erstellten Medientitel die Angaben Auflage und Sprache. Führen Sie dazu bitte folgende Schritte aus:

1. Markieren Sie den betreffenden Medientitel in der Auswahlliste Bücher/Medien.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Registerkarte Daten2.
3. Betätigen Sie die Pfeilschaltfläche des Eingabefeldes Sprache und wählen Sie die zutreffende Sprache aus dem Drop-Down-Menü, z.B. Deu für Deutsch.
4. Platzieren Sie den Cursor in das Eingabefeld Auflage und tippen Sie die laufende Nummer der Auflage ein.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche Datensatz speichern in der Symbolleiste des Programmfensters. Ihre Ergänzungen sind nun in der Datenbank gespeichert.

Exemplardaten ändern oder ergänzen

`Bücher / Medien > Exemplare`

Auf der Registerkarte Exemplare erhalten Sie Gelegenheit, folgende Angaben für ein oder mehrere Exemplare zu ändern bzw. zu ergänzen:

• Kürzel des Lieferanten
• Höhe des Einkaufspreises
• Erhaltungszustand des Exemplars
• Höhe der Signaturnummer

Um eine oder mehrere dieser Angaben anzupassen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie in der Exemplarliste eines Medientitels, diejenigen Exemplare, deren Daten Sie verändern möchten.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche Sammelzuweisung in der Symbolleiste der Registerkarte Exemplare.

`Bücher / Medien > Exemplare > Sammelzuweisung`

1. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster die Datentypen aus, die Sie ändern oder ergänzen möchten. Setzen Sie dazu jeweils den Haken im Kontrollkästchen vor:

2. Lieferant und/ oder

3. Einkaufspreis und/ oder
4. Exemplarzustand und/oder
5. Signaturnummerund/oder
6. Bestandsstatusund/oder

7. Standort

8. Tragen Sie in den aktivierten Datenfeldern die gewünschten Angaben ein. Betätigen dazu die Pfeilschaltfläche des Auswahlfeldes Lieferanten, Einkaufspreis,Exemplarzustand, Signaturnummer, Bestandsstatus und/oder Standort und wählen Sie den zutreffenden Eintrag aus.

9. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit OK

Die vorgenommenen Änderungen und Ergänzungen werden nun in den Spalten Lieferant, Betrag, Zustand, Signaturnr. gespeichert.

Mediensignatur bereits erfasster Exemplare verändern

Sie haben in diesem Kapitel bereits die Möglichkeit kennengelernt wie Sie die Signaturvorgabe eines Medientitels abwandeln können. Außerdem wurde soeben gezeigt wie die Signaturnummer bereits erfasster Medienexemplare angepasst werden kann. Beide Veränderungen an den Signaturdaten eines Mediums wirken sich zunächst nicht auf die Mediensignatur bereits angelegter Exemplare aus, sondern nur auf Medienexemplare, die Sie neu erfassen.

Für den Fall, dass Sie auch die Mediensignatur bereits angelegter Exemplare verändern möchten, steht Ihnen der Assistent Signaturen anpassen zur Verfügung. Dieser Assistent sorgt dafür, dass geänderte Signaturvorgaben und Signaturnummern auch in die Mediensignatur bereits erfasster Exemplare integriert werden. Um die Mediensignaturen bereits erfasster Exemplare zu ändern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Auswahl und markieren Sie das gewünschte Medium, dessen Exemplarsignaturen Sie ändern möchten.
2. Ändern Sie auf der Registerkarte Daten1 den Eintrag im Feld Signaturvorgabe Und/ Oder Blättern Sie zur Registerkarte Exemplare und ändern Sie über das Dialogfenster Sammelzuweisung die Signaturnummer eines oder mehrerer Exemplare.

`Bücher / Medien > Daten 1`

1. Wählen Sie nun über das Menü Start > Signaturen den Assistenten zum Anpassen der Signaturen.

`Bücher / Medien > Signaturen anpassen`

1. Es werden anhand der bestehenden Signaturvorgabe der Medien und vorhandener Signaturnummer der Exemplare die Signatur neu aufgebaut.

2. Bestätigen Sie den Vorgang durch die Schaltfläche Fertigstellen. Die vorhandenen Exemplarsignaturen des ausgewählten Medientitels werden nun an die neue Signaturvorgabe und die geänderte Nummerierung angepasst.

Stichworte für einen Medientitel anlegen

`Bücher / Medien > Stichworte`

Auf der Registerkarte Stichworte befindet sich ein Tabellenblatt, in dem Sie für jedes erfasste Medium eine Liste frei wählbarer thematischer Stichworte hinterlegen können. Diese Einträge können später genutzt werden, um die Anzeige der in der Datenbank vorhandenen Medientitel nach bestimmten inhaltlichen Kriterien zu filtern. Um ein neues Stichwort für ein Medium anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Mediums auf dem Tabellenblatt unter der Registerkarte Auswahl.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Stichworte.
3. Betätigen Sie im sich öffnenden Tabellenblatt die Schaltfläche Neues Stichwort: es wird eine leere Zeile an den Anfang der Tabelle gefügt.
4. Platzieren Sie den Cursor in die leere Zeile und tragen Sie das gewünschte Stichwort ein.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche Stichwort speichern am oberen linken Rand des Tabellenblatts.Das neu eingetragene Stichwort ist nun für alle Medienexemplare in der Datenbank hinterlegt und kann als Filterwert bei der Mediensuche genutzt werden.

`Bücher / Medien > Stichwort speichern`

`Bücher / Medien > Filterwert "Stichwort" in der Mediensuche`

Aufgabe 5

Legen Sie für den Titel Die Räuber in der Beispieldatenbank die Stichworte Sturm und Drang, Tragödie und 18. Jahrhundert an.

Medien und Exemplare löschen

Die Vorgehensweise beim Löschen von Medien und Exemplaren ist ähnlich, unterscheidet sich aber in einem wesentlichen Arbeitsschritt. Deshalb werden die beiden Aufgabe im Folgenden gesondert dargestellt.

Medien löschen

Sie können Einträge aus der Liste Ihrer Bücher und Medien entfernen. Die Liste der Bücher und Medien erreichen Sie über die Registerkarte Auswahl. Um einen Eintrag aus dieser Liste, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Eintrags.
2. Betätigen sie die Schaltfläche Datensatz löschen in der Symbolleiste des Programmfensters.

`Bücher / Medien > Auswahl > Datensatz löschen`

Die Zeile des betreffenden Eintrags verschwindet nun aus Ihrer Medien- oder Exemplarliste. Bitte beachten Sie, dass Sie ein Medium nur dann löschen können, wenn es nicht auf damit verknüpfte Datensätze in anderen Ansichten verweist. Liegen z.B. noch offene Ausleihvorgänge für eines Buch vor, so kann dieser Titel nicht aus der Datenbank gelöscht werden.

Exemplare löschen

Ebenso können Sie einzelne Exemplare eines Medientitels löschen. Zur Liste der Exemplare eines Medientitels gelangen Sie, indem Sie die Zeile des betreffenden Titels in der Tabelle Auswahl markieren und danach mit der linken Maustaste auf die Registerkarte Exemplare klicken. Um einen Eintrag aus dieser Liste, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

`Bücher / Medien > Auswahl > Datensatz löschen`

1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Eintrags.
2. Betätigen sie die Schaltfläche Exemplare entfernen, die sich direkt über der Exemplarliste befindet.

Hinweis

Bitte achten Sie beim Löschen eines Exemplars darauf, dass Sie nicht die Schaltfläche Datensatz löschen in der Symbolleiste des Programmfensters betätigen. Durch das Betätigen dieser Schaltfläche wird das zugehörige Medium aus der Medienliste und alle ihm zugeordneten Exemplare gelöscht. Nutzen Sie für das Löschen Ihrer Exemplare nur die Schaltfläche Exemplare entfernen, die sich zwischen der Registerkarte Exemplare und der Exemplarliste befindet.

Die Zeile des betreffenden Eintrags verschwindet nun aus Ihrer Exemplarliste. Bitte beachten Sie, dass Sie ein Exemplar nur dann löschen können, wenn es nicht auf damit verknüpfte Datensätze in anderen Ansichten verweist. Liegen z.B. noch offene Ausleihvorgänge für ein Buchexemplar vor, so kann dieses Exemplar nicht aus der Datenbank gelöscht werden. Sobald Sie alle Exemplare eines Medientitels gelöscht haben, wird auch der dazu gehörige Titel aus der Datenbank entfernt.

Aufgabe 6

Entfernen Sie bitte ein Exemplar des Titels Hamlet aus der Beispieldatenbank.