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Mit Schlüsselverzeichnissen arbeiten

Schlüsselverzeichnisse sind Tabellen, die bestimmten Datenfeldern in MAGELLAN BIBLIOTHEK als Auswahllisten zugeordnet sind. Diese Datenfelder, können nicht frei editiert, sondern nur durch die Auswahl eines Eintrags aus dem zugehörigen Schlüsselverzeichnis gefüllt werden.

Damit Sie in den betreffenden Eingabe- bzw. Auswahlfeldern Einstellungen vornehmen oder Angaben machen können, muss das jeweils hinterlegte Schlüsselverzeichnis mit Inhalten versehen sein. So können Sie z.B. mit der Schaltfläche Aktueller Katalog nur die Medienkataloge auswählen, die Sie zuvor im Verzeichnis Kataloge angelegt haben. Ebenso können Sie bei der Erfassung eines neuen Medientitels nur die Jahrgangsinformationen eingeben, die im Verzeichnis Medienjahrgänge erfasst wurden.

Wenn Sie zum ersten Mal mit MAGELLAN BIBLIOTHEK arbeiten, sind die meisten Schlüsselverzeichnisse bereits mit einigen Einträgen gefüllt. Diese Inhalte dienen aber nur der Veranschaulichung und beschränken sich auf wenige Beispiele. Die erstmalige Bearbeitung Ihrer Schlüsselverzeichnisse stellt eine wichtige Aufgabe dar, sobald Sie MAGELLAN BIBLIOTHEK im Schulalltag einsetzen.

Sie haben in den vorherigen Kapiteln bereits Schlüsselverzeichnisse kennengelernt, wie z.B. das Verzeichnis Medienkataloge oder das Verzeichnis Opac-Server. Die einzelnen Verzeichnisse unterscheiden sich zwar in Bezug auf Zahl und Inhalt der Spalten.

Aber die Bedienung bzw. Bearbeitung aller Schlüsselverzeichnisse entspricht dem gleichen Schema. Diese Gemeinsamkeiten sollen im vorliegenden Abschnitt erläutert werden. Sie umfassen die folgenden Funktionen:

  • Schlüsselverzeichnis aufrufen
  • Eintrag hinzufügen
  • Eintrag entfernen
  • Zwischen Zeilen navigieren
  • Spalten verschieben
  • Verzeichnis filtern
  • Verzeichnis exportieren

Schlüsselverzeichnis aufrufen

Alle Schlüsselverzeichnisse finden Sie unter Extras unter dem Punkt Schlüsselverzeichnisse zusammengefasst. Es stehen Ihnen insgesamt 18 Schlüsselverzeichnisse zur Verfügung.

Auflistung aller Schlüsselverzeichnisse
Auflistung aller Schlüsselverzeichnisse

Um ein Schlüsselverzeichnis zu öffnen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Namen eines Verzeichnisses, auf der rechten Seite wird das dazugehörige Verzeichnis angezeigt.

Eintrag hinzufügen

Um einem Schlüsselverzeichnis einen neuen Eintrag hinzuzufügen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Betätigen Sie die Schaltfläche Neuer Datensatz oder STRG+N im Dialogfenster des gewählten Schlüsselverzeichnisses: eine leere Zeile wird der Tabelle angefügt.
  2. Tippen Sie Ihre Angaben in die Spaltenfelder der Zeile. Lassen Sie das Feld ID leer, es wird automatisch gefüllt.
  3. Betätigen Sie abschließend die Schaltfläche Änderungen speichern in der Symbolleiste des Dialogfensters.

Der neue Eintrag ist nun gespeichert und steht in den Datenfeldern, die diesem Schlüsselverzeichnis zugeordnet sind, zur Auswahl.

Eintrag hinzufügen
Eintrag hinzufügen

Eintrag löschen

Um einen Eintrag aus einem Schlüsselverzeichnis zu entfernen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Eintrags in Ihrem Verzeichnis.
  2. Betätigen Sie die Schaltfläche Datensatz löschen im Dialogfenster des gewählten Schlüsselverzeichnisses.
  3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im erscheinenden Dialogfenster mit Ja. Die Zeile des betreffenden Eintrags wird nun aus der Tabelle gelöscht. Außerdem wird der Eintrag aus allen Datenfeldern entfernt, denen das Schlüsselverzeichnis zugeordnet ist.
Eintrag löschen
Eintrag löschen

Zwischen Zeilen navigieren

Für das Navigieren zwischen Zeilen stehen Ihnen in der Symbolleiste des Dialogfensters vier Schaltflächen zur Verfügung.

  • Betätigen Sie die Schaltfläche Erster Datensatz um zur ersten Listenzeile zu gelangen.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Vorheriger Datensatz , um zur vorherigen Listenzeile zu gelangen.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Nächster Datensatz , um zur nächsten Listenzeile zu gelangen.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Letzter Datensatz , um zur letzten Listenzeile zu gelangen.
Zwischen Zeilen navigieren
Zwischen Zeilen navigieren

Verzeichnis sortieren

Sie haben die Möglichkeit, ein gesamtes Verzeichnis nach einzelnen Spalten zu sortieren. Sortiert wird alphanummerisch, also nach Buchstaben und/ oder Zahlen. Außerdem können Sie wählen, ob die Spalte aufwärts oder abwärts sortiert werden soll. Auf diese Weise können Sie ganze Listen nach einzelnen oder mehreren Kriterien wie z.B. Schüler und/ oder Klasse sortieren.

Um eine Liste nach einer einzelnen Spalte zu sortieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Kopf der Spalte nach der sortiert werden soll. Die gesamte Liste wird nach der Spalte aufwärts sortiert. Wenn Sie die Sortierrichtung ändern möchten, so klicken Sie erneut auf den Spaltenkopf und die Sortierrichtung wird umgekehrt.

Verzeichnis filtern

Die Tabellen Ihrer Schlüsselverzeichnisse können Sie auf die gleiche Weise filtern wie Ihre Stammdaten- und Vorgangslisten. Bitte vergleichen Sie für die Vorgehensweise beim Filtern von Tabellen den Abschnitt Listen filtern im Kapitel Effizient mit Listen/Tabellen arbeiten.

Verzeichnis exportieren

Sie können alle Schlüsselverzeichnisse nach Excel oder HTML exportieren. Um einen bestimmten Listenbereich nach Excel zu exportieren, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

  1. Markieren Sie den gewünschten Listenbereich und betätigen Sie die Schaltfläche Daten nach Excel exportiern .
  2. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster ein Zielverzeichnis aus dem Windows-Explorer und geben Sie im Feld Dateiname den Namen der Exportdatei an.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Speichern. Die Export-Datei wird nun erstellt und automatisch in Excel geöffnet. Von hier aus können Sie die Liste nun weiter bearbeiten oder ausdrucken.
Daten nach Excel exportieren
Daten nach Excel exportieren

Um einen bestimmten Listenbereich nach HTML zu exportieren gehen Sie bitte folgendermaßen:

  1. Markieren Sie den gewünschten Listenbereich und betätigen Sie die Schaltfläche Daten nach HTML exportieren .
  2. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster ein Zielverzeichnis aus dem Windows-Explorer und geben Sie im Feld Dateiname den Namen der Exportdatei an.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Speichern. Die Export-Datei wird nun erstellt und automatisch in Ihrem Standardbrowser geöffnet.
Daten nach HTML exportieren
Daten nach HTML exportieren

Markierung / optimale Spaltenbreite

Im unteren Bereich des Schlüsselverzeichnisfensters finden Sie zwei Schaltflächen, einmal um alle Datensätze im markierten Verzeichnis auszuwählen und rechts daneben, eine neue Schaltfläche um die optimale Spaltenbreite im Verzeichnis einstellen zu können. Die gewählte Spaltenbreite wird gespeichert und beim Neustart wieder dargestellt.

Schaltflächen unterer Rand
Schaltflächen unterer Rand