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Dokumentenverwaltung und Export

Allgemeines

Sie können den gesamten Schriftverkehr über MAGELLAN verwalten. Um alle Briefe, die Sie über MAGELLAN an Schüler, Bewerber, Betriebe, Sorgeberechtigte, Lehrer oder Personen gesendet haben, zu finden, markieren Sie den entsprechenden Datensatz in der Auswahlliste, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Dokumente. Optional können Sie diesen Punkt auch über Bearbeiten, über das Ordnersymbol in der Menüleiste am oberen Fensterrand oder über die Tastenkombination STRG+D aufrufen. Das Fenster Dokumente von Person (Person bezieht sich auf den Namen der markierten Person) öffnet sich.

Hier können Sie alle Dokumente einsehen, indem Sie diese anklicken.
Hier können Sie alle Dokumente einsehen, indem Sie diese anklicken.

Sie können auch manuell erstellte und bereits versendete Dokumente (z.B. Briefe) in die persönliche Dokumentenverwaltung importieren. Klicken Sie dazu auf dieses Symbol


. Es öffnet sich das Fenster Dokumente importieren.

Dialog „Dokumente importieren“
Dialog „Dokumente importieren“

Suchen Sie hier das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf Öffnen. Das ausgewählte Dokument erscheint ab sofort als weiteres Symbol in der persönlichen Dokumentenverwaltung der ausgewählten Person. Um das Dokument zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick darauf.

Hinweis

Alternativ können Sie Dateien auch vom Speicherort kopieren und in dem Fenster über STRG+V oder Rechtsklick > Einfügen einfügen.

Dokumente aus Digitalquellen

Sie können auch Daten aus Digitalquellen direkt in die Dokumentenverwaltung übernehmen, ohne zuvor das Ergebnis der Digitalquelle in einer Datei zwischenspeichern zu müssen.

  1. Klicken Sie im Fenster Dokumente(Schüler in der Auswahlliste markieren und STRG+D)auf Aus Digitalquelle…

  2. Klicken Sie im Dialogfenster Dokument aus Digitalquelle erfassen auf die Schaltfläche Aufnahme aus Digitalquelle.

  3. Geben Sie anschließend dem erfassten Bild einen Dateinamen und klicken Sie auf Beenden.

Hier können Sie ein Dokument aus einer Digitalquelle erfassen
Hier können Sie ein Dokument aus einer Digitalquelle erfassen
Das erfasste Dokument „Urkunden.tif“ wird im Dokumentefenster angezeigt.
Das erfasste Dokument „Urkunden.tif“ wird im Dokumentefenster angezeigt.

Das erfasste Bild wird als zusätzliche Datei im Dokumente-Fenster angezeigt.

Exportfunktion

Über die Exportfunktionalität nach Microsoft Excel und HTML können Sie Schlüsselverzeichnisse und Auswahllisten in ein Excel- oder HTML-Format übertragen und dann weiterverarbeiten. Beispielsweise können Sie dann die Daten ausdrucken.

Schlüsselverzeichnisse exportieren

Sie können alle Schlüsselverzeichnisse exportieren und ausdrucken, indem Sie diese nach Excel exportieren. Rufen Sie dazu über Extras das entsprechende Schlüsselverzeichnis auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche


bzw. nach HTML. Es öffnet sich das Fenster Liste exportieren nach.

Rufen Sie den Excelexport auf!
Rufen Sie den Excelexport auf!
Wählen Sie einen Pfad und einen Dateinamen aus.
Wählen Sie einen Pfad und einen Dateinamen aus.

Klicken Sie auf Speichern. Excel öffnet die neue Datei, in der Sie die Schlüsselverzeichnisse bearbeiten und dann ausdrucken können.

Dies ist die Anzeige eines aus MAGELLAN exportierten Schlüsselverzeichnisses in Excel.
Dies ist die Anzeige eines aus MAGELLAN exportierten Schlüsselverzeichnisses in Excel.

Auswahllisten exportieren

Sie haben in der Auswahlliste die Möglichkeit, die aktuelle Bildschirmansicht (auch Gruppierungen und Sortierungen) nach Excel zu exportieren und Sie dort auszudrucken. Markieren Sie die gewünschten Datensätze in der Auswahlliste. Zum Exportieren der Daten nach Excel, klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche


. Das Fenster Liste exportieren nach öffnet sich. Wählen Sie einen Dateinamen und einen Pfad, unter dem die Excel-Tabelle, die erstellt wird, abgespeichert werden soll. Klicken Sie auf Speichern. Excel öffnet sich. Sie können die Tabelle jetzt bearbeiten und wie gewohnt ausdrucken.

Dies ist die Anzeige eines aus MAGELLAN exportierten Schlüsselverzeichnisses in Excel
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Berichte und Zeugnisse exportieren

Sie können alle Berichte und Zeugnisse optional nach Excel, Word oder ins PDF-Format exportieren. Rufen Sie dazu die Seitenvorschau der Berichte oder Zeugnisse auf und klicken auf das Symbol . Wählen Sie anschließend das gewünschte Export-Format (z.B. Word-Format) und legen Sie einen Speicherort fest. Sie können die Zeugnisse dann z.B. im Word-Format weiterverarbeiten.

Rufen Sie über diese Schaltfläche den Export in weitere Formate auf!
Rufen Sie über diese Schaltfläche den Export in weitere Formate auf!